Es ist heute selbstverständlich, Nachrichten weltweit elektronisch zu verteilen. Dennoch gehört es im Arbeitsalltag immer noch zur Regel, sich an den Ort eines Dokumentes zu begeben, anstatt dass man die relevanten Inhalte zu sich gelangen lässt. Man wird mit vielerlei Informationen überhäuft, obwohl meistens nur ein sehr kleiner Teil davon relevant ist – und es kostet zusätzliche Zeit, diesen Teil zu finden. Laut einer Studie von IDC werden durchschnittlich 40 % der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Informationen verbracht. Gar 22 % des Tages verschwenden Mitarbeiter mit der Suche nach und der Wiederherstellung von Informationen.
Von Philipp Konietzny, Product Manager Software bei der RICOH SCHWEIZ AG
Das bleibt natürlich nicht ohne Folgen: Das Suchen und Austauschen von Informationen auf Papier verlangsamt die Arbeitsprozesse erheblich. Oft sind Dokumente temporär nicht verfügbar oder gehen sogar unwiderruflich verloren. Dann ist z. B. eine Kundenanfrage nicht mehr zu beantworten oder es müssen erst Ressourcen zur Neuerstellung eingesetzt werden. Darüber hinaus sind mit einem Dokumentenverlust immer Sicherheitsrisiken verbunden. Neben den direkten Kosten für die Arbeitszeit entstehen noch weitere Nachteile: Das Unternehmen hätte die aufgewendete Zeit nämlich für eine produktive Tätigkeit einsetzen und so mehr Geld verdienen können.
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